"Desain dan Analisis Pekerjaan Dalam Manajemen Sumber Daya Manusia"

Oleh,

Agus Wedi

NIM. 150910201053

Email: Radenwedi@gmail.com

Dosen Pengampu,

Dr. Selfi Budi Helpiastuti, S. Sos., M. Si

Pembahasan

            Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada aruang lingkup tenaga kerja baik karyawan, pegawai, buruh, manajer dan lainnya untuk dapat menunjang aktivitas perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi SDM adalah bagian SDM. Yang mana bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya. Manajemen manusia juga menyangkut desain sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen yang mempengaruhi secara langsung sumber daya manusianya.

            Desain jabatan merupakan suatu tempat atau penentuan jabatan yang pas untuk seseorang yang mau bekerja atau yang sudah diterima dalam bekerja. Desain pekerjaan memadukan isi pekerjaan seperti tugas, wewenang dan hubungan balas jasa dan kualifikasi yang dipersyaratkan  (keahlian, pengetahuan dan kemampuan) untuk setiap pekerjaan dalam memenuhi kebutuhan pegawai maupun perusahaan. Pekerjaan yang tidak sesuai dengan keahlian akan sangat sulit dalam melaksanakan apa yang seharusnya dikerjakan, maka dengan itu harus di desain atau dirancang dengan baik agar tepat pada tupoksinya masing-masing, dan juga mempertimbangkan elemen-elemen yang mempengaruhi desain pekerjaan, seperti :

1.      Elemen-elemen organisasional

Dimana elemen tersebut desain pekerjaan yang bersangkutan dengan efisiensi. Yaitu dimana suatu pencapaian tujuan dengan pendanaan yang ditetapkan oleh perusahaan, maksudnya dirancang agar suatu karyawan tidak semenang-menang menggunakan suatu pendanaan yang tidak menghasilkan lebih dari setimpa.

2.      Elemen-elemen lingkungan

Lingkungan merupakan suatu tempat yang sangat berpengaruh terhadap perilaku seseorang, maka dengan itu harus tidak mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Dengan itu harus selalu memenuhi atau mempuaskan suatu pegawainya agar tidak berniku-niku. Karena jika suatu karyawan diberi setimpa dengan apa yang dia kerjakan maka dia akan senang atau puas apa yang dia kerjakan.

3.      Elemen-elemen keperilakuan

Elemen-elemen keperilakuan perlu mempertimbangkan beberapa aspek dalam desain pekerjaan, yaitu :

a.       Otonomi

Yaitu bahwa dalam melakukan tugas-tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan. Seorang pegawai diberikan wewenang untuk mengambil keputusan yang dibutuhkan dalam bidang tugasnya, maka dengan diberikan wewenang pengambilan keputusan maka berarti akan bertambah tanggung jawabnya, sehingga akan cenderung meningkat perasaan dipercaya dan dihargai.

b.      Variasi

Dengan variasi pekerjaan yang baik maka tingkat kebosanan dalam melaksanakan tugas akan dapat ditekan. Apabila seseorang pegawai telah merasa bosan maka timbul rasa lelah, kelelahan akan mengakibatkan esalahan dalam melaksanakan tugas. Maka dengan kesalaah tersebut akan ditegur dengan atasan, dan jika sudah ditegur akan menimbulkan ketidak senangan  dan puas dalam melaksanakan tugasnya.

c.       Indentitas tugas

Jenjang atau tingkatan dan klarifikasi dari suatu pekerjaan. Bila pekerjaan tidak mempunyai identitas yang jelas, maka para pegawai akan merasa kurang bertanggung jawab atas pekerjaannya. Para pegawai tidak tampak dengan jelas, sehingga kepuasan kerja dapat menurun.

d.      Umpan balik

Pegawai harus memberikan umpan balik tentang seberapa baik pelaksanaan pekerjaan mereka, maka pegawai harus mempunyai pedoman dan motivasi untuk melaksanakan dengan baik. Sehingga kepuasan kerja dari pegawai dapat ditingkatkan.

4.      Teknik-teknik rancang ulang desain jabatan

Teknik-teknik desain pekerjaan dapat dilakukan dengan cara :

a.       Simplikasi pekerjaan

b.      Rotasi pekerjaan

c.       Pemekaran pekerjaan

d.      Pemerkayaan pekerjaan

Dengan adanya suatu teknik-teknik desain pekerjaan ini, para desainer atau perancang pekerjaan dapat merancang pekerjaan dengan sebaik mungkin dan dapat menyesauaikan pekerjaan dengan kehendak-kehendak pegawai dan sesuai dengan jenis dan tujuan perusahaan. Desain pekerjaan yang telah sesuai dengan kehendak pegawai dan sesuai dengan jenis dan tujuan perusahaan maka besar kemungkinan depat memuaskan pegawai dalam melaksanakan tugas-tugas atas pekerjaan mereka.

5.      Analisa jabatan

Yaitu merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Dengan demikian analisa jabatan akan mencoba mengupas suatu jabatan.dengan memberi jawaban atas suatu pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan. Hasil dari analisa jabatan adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Proses analisa jabatan sendiri sebenarnya merupakan suatu pengumpulan data. Berbagai pendekatan dapat dipergunakan untuk melakukan studi terhadap suatu jabatan, dan apa yang bisa dpergunakan adalah :

-          Kuesioner

-          Menuliskan cerita singkat

-          Pengamatan (observasi)

-          Wawancara (interview)

Walaupun demikian harus disadari bahwa masing-masing teknik mempunyai kelemahan dan keabikan sendiri-sendiri.      Arti penting analisis jabatan, yaitu studi sistematis mengenai tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan, serta pengetahuan, kemampuan dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakan ekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan adalah titik awal untuk hampir semua fungsi personalia dan analisis ini sangat penting untuk mengembangkan cara penilaian personalia.

Kesimpulan

            Manajemen sumber daya manusia adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengontrolan terhadap sumber daya manusia dalam organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sehingga salah satu kegiatan penting yang dilakukan dalam manajemen sumber daya manusia khususnya dalam fungsi perencanaan yaitu analisis pekerjaan dan desan pekerjaan. Dengan menganalisis suatu pekerjaan akan diketahui tugas-tugas apa yang akan dilakukan dalam pekerjaan itu, apa kompetensi-kompetensi yang harus dikuasai oleh sumber daya manusia yang akan menduduki posisi itu. Maka dengan itu haruslah dilakukan dengan benar-benar serius karena itu menyangkut suatu dampak yang sangat berpengaruh terhadap kelanjutan suatu perusahaan.

Daftar Pustaka

Mangkuprawira,Sjafri.2003.Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik.Jakarta Selatan: Ghaliaa Indonesia.

"Perencanaan Sumber Daya Manusia"

Oleh,

Agus Wedi

NIM. 150910201053

Email: Radenwedi@gmail.com

Dosen Pengampu,

Dr. Selfi Budi Helpiastuti, S. Sos., M. Si

Pembahasan

Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang diinginkan di masa depan, sedangkan sumber daya manusia adalah seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan manusia. Pentingnya peran seorang human resource department menjadi salah satu kunci keberhasilan terhadap perlakuan kepada karyawan dengan latar belakang yang berbeda-beda. Oleh karena itu perlu dirumuskan strategi-strategi serta sistem yang dapat menangani hal tersebut.

Perencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses sistematis yang digunakan untuk memprediksi permintaan dan penyediaan SDM dimasa mendatang. Melalui program perencanaan SDM yang sistematis dapat diperkirakan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan pada setiap periode tertentu seingga dapat membantu bagian SDM dalam perencanaan rekrutmen, seleksi, serta pendidikan dan pelatihan

Adapun tujuan perencanaan sumber daya manusia menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan yaitu :

1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan.
2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.
3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat.
5. Untuk menghindari kekurangan dan/atau kelebihan karyawan.
6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan.

Manfaat Perencanaan SDM Dengan perencaaan tenaga kerja diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Manfaat-manfaat tersebut antara lain:

1.      Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan secara lebih baik. Perencanaan sumber daya manusia pun perlu diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah terdapat dalam perusahaan. Inventarisasi tersebut antara lain meliputi:

a.       Jumlah karyawan yang ada

b.      Berbagai kualifikasinya

c.       Masa kerja masing-masing karyawan

d.      Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan formal maupun program pelatihan kerja yang pernah diikuti

e.       Bakat yang masih perlu dikembangkan

f.       Minat karyawan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan

2.      Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektifitas kerja juga dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Standard Operating Prosedure (SOP) sebagai pedoman kerja yang telah dimiliki yang meliputi: suasana kerja kondusif, perangkat kerja sesuai dengan tugas masing-masing sumber daya manusia telah tersedia, adanya jaminan keselamatan kerja, semua sistem telah berjalan dengan baik, dapat diterapkan secara baik fungsi organisasi serta penempatan sumber daya manusia telah dihitung berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
3.      Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbgai pendidikan dan pelatihan, akan mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Melalui pendidikan dan pelatihan dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia yang diikuti dengan peningkatan disiplin kerja yang akan menghasilkan sesuatu secara lebih professional dalam menangani pekerjaan yang berkaitan langsung dengan kepentingan perusahaan.
4.      Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelengarakan berbagai aktivitas baru kelak.
5.      Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penaganan informasi ketenagakerjaan. Dengan tersedianya informasi yang cepat dan akurat semakin penting bagi perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang banyak dengan cabang yang tersebar di berbagai tempat (baik dalam negeri maupun di luar negeri). Dengan adanya informasi ini akan memudahkan manajemen melakukan perencanaan sumber daya manusia (Human Resources Information) yang berbasis pada teknologi canggih merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan di era perubahan yang serba cepat.

Dimana dalam teknik-teknik perencanaan Sumber Daya Manusia

1.      Non ilmiah, yaitu perencanaan yang mana hanya didasarkan pada pengalamanan imajinasi dan pikiran saja (menurut dirinya sendiri).

2.      Teknik ilmiah, yaitu dimana perencanaan Sumber Daya Manusia dilakukan berdasarkan analisis data, informasi, perencanaan atau peramalan.

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia :

Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:

1. Lingkungan Eksternal

Perubahan-perubahan lingkungan sulit diprediksi dalam jangka pendek dan kadang-kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang.

a.       Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.

b.      Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.

c.       Perkembangan teknologi/komputer secara dahsyat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia.

d.      Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh, “pembajakan” manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya manusia.

2. Keputusan-keputusan Organisasional

Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya manusia.

a.       Rencana strategis perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh. Hal ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar baru. Sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang dibutuhkan di waktu yang akan datang.

b.      Dalam jangka pendek, para perencana menterjemahkan rencana-rencana strategi menjadi operasional dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia.

c.       Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia jangka pendek.

d.      Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru.

e.       Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda dari para karyawan di masa mendatang.

3. Faktor-faktor Persediaan Karyawan

Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan. Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.

            PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.

Kesimpulan

            Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan salah satu fungsi dalam Manajemen Sumber daya manusia yang mengorientasi pada bagaimana menyusun langkah-langkah strategi menyiapkan sumber daya manusia (pegawai/karyawan) dalam suatu organisasi secara tepat dalam jumlah dan kualitas yang diperlukan. Perencanaan SDM sebagai proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan dengan menggunakan data sebagai pedoman perencanaan di masa depan .

      Dalam pelaksanaannya, perencanaan sumber daya manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu. Hal ini dimaksudkan untuk meminimalisikan adanya kesenjangan agar tujuan dengan kenyataan dan sekaligus menfasilitasi keefektifan organisasi dapat dicapai. Perencanaan sumber daya manusia harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang organisasi.

Daftar Pustaka

Mangkuprawira,Sjafri.2003.Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik.Jakarta Selatan: Ghaliaa Indonesia.